שולחן העבודה הוא המסך החשוב ביותר בדוקה - הוא דף הבית של החברה. משולחן העבודה ניתן לגשת לכל המסמכים שבחברה (מלבד מסמכים חסויים). הוא המקום ממנו מתחילה כל העבודה בדוקה.
בחלק העליון של המסך ניתן לראות את שם החברה ולידה את שם החברה כפי שמוגדר במערכת ההנה״ח (ומופיע בסוגריים). מתחת לשם החברה ניתן לראות את כתובת המייל הייעודית של החברה בדוקה, אליה ניתן לשלוח חשבוניות כך שיעלו באופן אוטומטי לחברה.
מימין אליהם ניתן לראות את כפתור הבית, שמשמש לחזרה למסך הארגון (בו ניתן לראות את כל החברות אליהם אתם מחוברים). משמאל להם ניתן לראות את הכפתורים למעבר למסך מלא, לגישה לצ׳אט, למעקב הפעילות, לפנייה לתמיכה, לשינוי שפה ולגישה להגדרות.
מתחת לשם החברה וכתובת המייל שלה, ניתן לראות כפתורים שונים:
כפתור ״הוסף מסמך״ - להעלאת קבצים ישירות מהמחשב
אייקון סורק - להעלאת מסמכים דרך סריקה (באמצעות סורקים נתמכים)
אייקון לוח שנה - לסינון מסמכים לפי תאריכים שונים
אייקון ארכיון - להעברת מסמכים לתיקיית ״ארכיון״
כפתורים למעבר בין תצוגת גלריה לתצוגת טבלה
שורת חיפוש - לחיפוש במסמכים השונים
יצוא לקובץ - יצוא קובץ להנה״ח למערכות התומכות בכך (חשבשבת ומערכות אחרות בהן אין תמיכה בחיבור ישיר).
בצד ימין של המסך ניתן לראות את התיקיות והמועדפים, ובצד שמאל את המסמכים הקיימים בדוקה.
תיקיות
בצד ימין של המסך ניתן לראות אּת התיקיות השונות בדוקה.
 | ממתין לאישור - מסמכים שממתינים לאישור המשתמש שמחובר לדוקה. בכל מקרה בו יש מסמכים שממתינים לאישורכם, שם התיקייה ייצבע בכתום. חדש - מסמכים שעלו לדוקה ועדיין לא נקלטו להנה״ח או הועברו לארכיון בטיפול - מסמכים שהטיפול בהם החל אך ממתינים לטיפול נוסף - בירור פרטים על החשבונית, הוספת ספק / חשבון הוצאה במערכת ההנה״ח וכו׳ טופל - מסמכים שהטיפול בהם הסתיים (נקלטו). כל מסמך שנקלט עובר באופן אוטומטי מהתיקייה בה היה (חדש / בטיפול / ארכיון) אל תיקיית טופל. ארכיון - מסמכים שמאוחסנים במערכת ולא מועברים להנה״ח הכל - התיקייה בה יופיעו כלל המסמכים מכל התיקיות השונות מסמכים חסויים - מאפשר גישה למרחב העבודה המסווג, עליו ניתן ללמוד עוד מהמאמר הבא. מועדפים - חיפושים מועדפים שנשמרו לפי בחירתכם, עליהם ניתן ללמוד עוד מהמאמר הבא. תתי-תיקיות תחת כל אחת מהתיקיות, עשויות להופיע תיקיות נוספות במקרים המתאימים. לדוגמה: תיקיות ״שולם״ ו״לא שולם״ - יופיעו כאשר האפשרות לסיווג שולם/לא שולם מופעלת בהגדרות החברה. כל מסמך שקיבל סימון ״שולם״ יופיע בתיקיית ״שולם״, ומסמך שאין עליו סימון יופיע בתיקיית ״לא שולם״. תיקיות ״אושר״, ״ממתין לאישור״ ו-״נדחה״ - אם מודל האישורים מופעל בחברה ויש מסמכים שנמצאים בשלבים שונים של הליך האישורים, הם יופיעו בתת-התיקייה המתאימה לפי סטטוס האישורים. ניתן לגשת למאמר על הליך האישורים להסבר נוסף. תיקיות ״נקלט״ ו״נדחה״ - מראות מסמכים שנקלטו להנה״ח או נדחו לקליטה. |
העברת קבצים בין תיקיות
מתוך שולחן העבודה, ניתן להעביר מסמכים לתיקיות בשלוש דרכים:
1. גרירת המסמך באמצעות העכבר אל התיקייה הרצויה
2. לחיצה על המסמך עם כפתור העכבר הימני ובחירה ב״העבר ל״ ולאחר מכן בחירה בתיקייה הרצויה
3. סימון של מספר מסמכים ובחירה באפשרות להעברה לתיקייה הרצויה
בנוסף, לאחר כניסה לאחד המסמכים, ניתן לבחור ב״פעולות נוספות״ ליד כפתור הקליטה, לבחור ב״העבר ל״ ולאחר מכן לבחור בתיקייה הרצויה.
מסמכים
ההסבר בחלק זה של המאמר מתייחס לתצוגת הגלריה - ניתן לקרוא עוד על תצוגת הטבלה מהמאמר הבא.
בתצוגת הגלריה (שהיא תצוגת ברירת המחדלֹ), ניתן לראות תצוגה מקדימה של כל אחד מהמסמכים בתיקייה. במעבר על המסמך עם העכבר, יופיע סימן של עין - לחיצה עליו תפתח תצוגה מקדימה של המסמך על המסך כולו. לחיצה על המסמך בכל מקום אחר תפתח את המסמך בתצוגת חשבונית, בה יהיה ניתן לקלוט אותו להנה״ח, להעביר אותו לאישור ועוד.
מתחת למסמך עצמו עשויים להופיע אייקונים שונים:
בצד ימין - סימון וי או איקס - מראה אם המסמך נקלט להנה״ח או נדחה לקליטה. אם לא מופיע אף אייקון במקום הזה, המסמך לא נקלט ולא נדחה.
באמצע - מסמך ועליו סימון וי, שעון או איקס - מראה אם המסמך סיים הליך אישורים, נמצא בתהליך אישורים שלא הסתיים או נדחה. אם לא מופיע אף אייקון במקום הזה, המסמך לא עבר הליך אישורים. ניתן לקרוא עוד על הליך האישורים מהמאמר הבא.
בצד שמאל - אייקון של הודעה - מראה אם נשלחה אליכם הודעה מתוך המסמך.
