כחלק מאפשרויות ניהול המסמכים בדוקה, ניתן להוסיף לכל מסמך תווית/תגית כדי לשייך אותם לקטגוריה מסוימת (למשל ״מס הכנסה״, ״הוצאות מראש״, ״ספקי מזון״ וכד׳). המאמר הבא מסביר כיצד להוסיף ולמחוק תוויות ממסמך וכיצד אפשר לנצל אותן לטובתכם לאחר תיוג המסמכים.
היכן התוויות מופיעות לאחר הוספה?
איך אפשר למצוא מסמכים ששמתי עליהם תווית מסוימת?
איך אפשר להשתמש בתוויות ליצירת תיקיות / חיפושים מועדפים?
הוספת תווית למסמך בודד
אפשר להוסיף תווית למסמך בודד גם משולחן העבודה וגם ממסך קליטת החשבונית.
אם תרצו להוסיף תווית למסמך מתוך שולחן העבודה, יש ללחוץ על המסמך עם הכפתור הימני של העכבר ולאחר מכן ללחוץ על ״הצמד תוית״ בתפריט שנפתח.
אם תרצו להוסיף תווית למסמך מתוך מסך קליטת החשבונית, יש ללחוץ על כפתור ״פעולות נוספות..״ שליד כפתור הקליטה ולאחר מכן ללחוץ על ״שנה תוויות״ בתפריט שנפתח.
* כדאי לזכור - מרבית הפעולות שמופיעות בתפריט ״פעולות נוספות...״ במסך קליטת החשבונית זמינות גם משולחן העבודה באמצעות לחיצה על המסמך עם כפתור העכבר הימני
 |  |
לאחר הלחיצה על הכפתור ייפתח מסך שינוי התוויות, שבו תוכלו לראות בו את התוויות שכבר מוגדרות למסמך. כל מסמך שעולה לדוקה מקבל שתי תוויות כברירת מחדל: תווית 'financial' שמציינת שמדובר במסמך כספי, ותווית נוספת שמראה מי העלה את החשבונית (כתובת מייל אם המסמך נשלח בהודעה ממשתמש אינו קיים בדוקה, או שם המשתמש אם הוא קיים). אם תוויות אחרות נוספו למסמך, תוכלו לראות גם אותן.
כדי להוסיף תווית נוספת, יש לכתוב את התווית שתרצו להוסיף בשדה הטקסט. לחיצה על ״הוסף״ או על מקש ״אנטר״ במקלדת תוסיף את התווית החדשה לרשימת התוויות שיתווספו למסמך, ולחיצה על ״שמור״ תוסיף את כל התוויות שמופיעות בריבועים הכחולים מתחת לשדה הטקסט.
מחיקת ו״שינוי תוויות״
מתוך מסך שינוי התוויות ניתן גם למחוק תוויות שכבר מוגדרות למסך, באמצעות לחיצה על סימן ה״איקס״ שליד התווית. אין אפשרות לשנות תווית קיימת, אך במקום זאת ניתן למחוק את אחת התוויות שכבר מוגדרת למסמך ולהוסיף למסמך את התווית שתחליף את התווית שנמחקה.
הוספת תווית למספר מסמכים
ראשית, יש לסמן את המסמכים הרצויים באמצעות לחיצה ממושכת על כפתור קונטרול (Ctrl, או command במחשבי מק) יחד עם לחיצות עכבר על המסמכים הרצויים. לאחר סימון של שני מסמכים או יותר, יופיע סרגל כלים בחלק התחתון של המסך - סרגל הכלים הזה מאפשר לבצע פעולות מסוימות על מסמכים מרובים במקביל (עוד על הפעולות האלה במאמר שבקישור הבא).
לחיצה על אפשרות התווית (בין השעון ללחצן המיזוג) בסרגל הכלים הזה תפתח את מסך שינוי התוויות.
לאחר הלחיצה על הכפתור ייפתח מסך שינוי התוויות, שבו תוכלו לראות בו את התוויות שכבר מוגדרות למסמך. כל מסמך שעולה לדוקה מקבל שתי תוויות כברירת מחדל: תווית 'financial' שמציינת שמדובר במסמך כספי, ותווית נוספת שמראה מי העלה את החשבונית (כתובת מייל אם המסמך נשלח בהודעה ממשתמש אינו קיים בדוקה, או שם המשתמש אם הוא קיים). אם תוויות אחרות נוספו למסמך, תוכלו לראות גם אותן.
אם התוויות המופיעות מסומנות בכחול, הן מוגדרות לכל המסמכים שבחרתם. אם חלקן מסומנות באפור, הן מוגדרות רק על חלק מהמסמכים שבחרתם.
כדי להוסיף תווית נוספת, יש לכתוב את התווית שתרצו להוסיף בשדה הטקסט. לחיצה על ״הוסף״ או על מקש ״אנטר״ במקלדת תוסיף את התווית החדשה לרשימת התוויות שיתווספו למסמך, ולחיצה על ״שמור״ תוסיף את כל התוויות שמופיעות בריבועים הכחולים מתחת לשדה הטקסט.
לאחר הוספת התוויות, ניתן לראות אותן גם משולחן העבודה וגם ממסך קליטת החשבונית.
בשולחן העבודה, ניתן לראות את התוויות שמוגדרות לכל אחד מהמסמכים באמצעות הנחת סמן העכבר על המסמך.
במסך קליטת החשבונית ניתן לראות את התוויות שמוגדרות למסמך הפתוח מעל קובץ החשבונית.
 |  |
ניתן למצוא את המסמכים האלה באמצעות תיבת החיפוש. אם תכתבו את שם התווית בתיבת החיפוש, דוקה תציג את כל המסמכים שבהם הטקסט הזה מופיע - בתוכן המסמך, בפרטים החשבונאיים שלו (חשבונות זכות, פרטי חשבונית וכו׳), בפתקיות ובתוויות שלו. כדי למצוא רק את המסמכים שעליהם הוגדרה התווית, יש לכתוב תחילה את סימן הסולמית (#). עם לחיצה עליו תופיע רשימה של תוויות שכבר מוגדרות למסמכים הקיימים, ולחיצה על התווית המתאימה תתחיל בחיפוש.
 |  |
| דוגמה לחיפוש תקין - בחיפוש עם סימן הסולמית מופיעים אך ורק מסמכים שהתווית ״תווית שנייה״ מוגדרת עליהם | דוגמה לחיפוש שגוי - בחיפוש כזה עולה גם מסמך שבפתקית שלו נכתב ״תווית שנייה״ |
איך אפשר להשתמש בתוויות ליצירת תיקיות / חיפושים מועדפים?
לאחר שחיפוש על תווית מסוימת הופעל, יופיע ריבוע אפור מתחת לסרגל הכלים העליון שבו תופיע שאילתת החיפוש. ליד הריבוע מופיע סימן כוכב - לחיצה עליו תפתח את חלון ״הוסף למועדפים״, שבו ניתן להגדיר שם לחיפוש המועדף. לאחר לחיצה על ״הוסף״ ייווצר חיפוש מועדף, שיתווסף לתפריט ״מועדפים״ מתחת לתיקיות הרגילות (חדש, טופל וכו׳).
מעתה והלאה, לחיצה על החיפוש הזה במועדפים תפעיל את חיפוש התווית, ותציג את כל המסמכים שהתווית הזאת מוגדרת עליהם. שימו לב שכמו בחיפוש רגיל, החיפוש יראה רק את המסמכים שתואמים לשאילתה בתיקייה שבה אתם נמצאים (חדש, טופל ותת-התיקיות של כל אחת מהן - שולם/לא שולם, בהליך אישורים וכו׳). אם יש מסמכים אחרים שמתאימים לחיפוש בתיקייה אחרת, דוקה תציג את מספר המסמכים המתאימים לחיפוש בסוגריים שליד שם התיקייה.
בחברה הזו יש 4 מסמכים שעליהם מוגדרת התווית ״תווית שנייה״. עם זאת, החיפוש המועדף הופעל בתיקיית ״חדש״, ולכן אנחנו רואים רק 3 מסמכים. מסמך נוסף עם התווית הזאת נמצא בתיקיית ״טופל״, ולכן דוקה תציג את המספר 1 בסוגריים ליד שם התיקייה ״טופל״. בחירה בתיקיית ״הכל״ ולחיצה על החיפוש המועדף תראה את כל המסמכים שעליהם מוגדרת התווית, מכל אחת מהתיקיות.
לכל שאלה נוספת, אתם מוזמנים לפנות תמיד לצוות התמיכה דרך סימן השאלה בפינה העליונה השמאלית בדוקה או במייל [email protected]