תגיות, תיקיות וחיפושים מיוחדים

בדוקה ניתן להצמיד לכל מסמך תגיות כדי לארגן אותו לפי קטגוריות כמו "מס הכנסה", "הוצאות מראש", "ספקי מזון" ועוד.
התגיות עוזרות לכם:

- לארגן מסמכים לפי נושאים.

- לחפש מסמכים במהירות על פי תגית.

- ליצור חיפושים ותיקיות מועדפים.

- ואפילו להפעיל למידת תגיות – כך שלאחר שתגית הוגדרה פעם אחת לספק מסוים, דוקה תתייג אוטומטית את כל המסמכים הבאים מאותו ספק.

מהי תגית?

תגיות הן דרך פשוטה ויעילה לארגן ולסווג מסמכים בדוקה.

כל מסמך שעולה למערכת מקבל כברירת מחדל שתי תגיות אוטומטיות, שניתן לראות בחלק העליון של המסמך בתוךn מסך הקליטת בהחשבונית.

Financial  

מציינת שמדובר במסמך פיננסי.

מעלה המסמך 

שם ו/או כתובת האימייל של מי שהעלה את המסמך:

אם מדובר במשתמש קיים במערכת – תוצג תגית עם שמו המלא.

אם מדובר במשתמש חיצוני – תוצג כתובת האימייל שלו כתגית.

בנוסף, ניתן להוסיף לכל מסמך תגיות ידניות מותאמות אישית – כל טקסט שתבחרו – כדי לסווג ולארגן את המסמכים לפי הצרכים שלכם  (לדוגמה: “מס הכנסה”, “ספקי מזון”, “הוצאות מראש”). 

הוספת תגית למסמך בודד

ניתן להוסיף תגית ממסך שולחן העבודה או ממסך קליטת החשבונית:

בשולחן העבודה

לחיצה ימנית על המסמך -> הצמד תגית.

במסך קליטת החשבונית


לחיצה על פעולות נוספות ליד כפתור הקליטה -> שנה תווית.

ישירות מאזור התגיות במסך הקליטה

מעל המסמך מוצגות התגיות שלו. לחצו על החץ ליד התגיות והוסיפו תגית חדשה.

הוספת תגיות למספר מסמכים

יש שתי דרכים להוסיף תגיות לכמה מסמכים במקביל:

מתוך שולחן העבודה

- סמנו כמה מסמכים באמצעות מקש Ctrl (או Command במק) ולחיצה על המסמכים הרצויים.

- לאחר הסימון יופיע סרגל כלים בחלק התחתון של המסך.

- לחצו על אייקון התגיות כדי לפתוח את מסך שינוי התגיות ולפעול באותו אופן כמו במסמך בודד.

מתוך תצוגת הטבלה

- בצעו סינון לפי הצורך.

- סמנו את כל השורות שהתקבלו, או בחרו שורות ספציפיות.

- לחיצה על פעולת התגיות תאפשר הוספת/מחיקת תגיות לכל המסמכים שסומנו.

להסבר על עבודה מתוך תצוגת טבלה לחץ כאן.

מחיקת או שינוי תגיות

במסך שינוי התגיות ניתן להסיר תגית קיימת בלחיצה על סימן ה־X שלה.
אין אפשרות "לערוך" תגית, אלא למחוק ולהוסיף חדשה במקומה.

איפה רואים את התגיות?

- שולחן עבודה – בריחוף עכבר מעל המסמך.

- מסך קליטת חשבונית – מעל קובץ החשבונית.

חיפוש מסמכים לפי תגית

בתיבת החיפוש ניתן לכתוב שם תגית.
כדי לחפש מסמכים שבהם התגית הוגדרה בפועל (ולא רק הופיעה בטקסט או בפתקית), מקדימים את שם התגית בסולמית (#).

לדוגמה: חיפוש על #הוצאות מראש יחזיר רק מסמכים שממש תוייגו בתגית הזו.

שימוש בתגיות ליצירת תיקיות וחיפושים מועדפים

לאחר ביצוע חיפוש לפי תגית, מופיע ריבוע אפור עם השאילתה. בלחיצה על הכוכב תוכלו לשמור את החיפוש כ"מועדף" ולגשת אליו בקליק מתפריט המועדפים.

למידת תגיות

ניתן להפעיל את האפשרות למידת תגיות, כך שכאשר מסמך מספק מסוים קיבל תגית, דוקה תלמד ותתייג אוטומטית את כל המסמכים הבאים מאותו ספק באותה תגית.
זה חוסך עבודה ידנית וחוסך זמן במיוחד במקרים של ספקים שחוזרים על עצמם.

להפעלת הלמידה יש להיכנס להגדרות החברה עם משתמש שמוגדר כמנהל מערכת -> כללי -> מודולים -> הגדרות מורחבות -> ולהפעיל את האפשרות ״הפעל למידת תגיות משתמש״.

לסיכום

תגיות ומועדפים בדוקה הם כלי עוצמתי לארגון, לחיפוש מהיר ועבודה חכמה עם מסמכים. בשילוב עם למידת תגיות, תוכלו להפוך את התיוג לאוטומטי ולנהל את המידע שלכם בצורה קלה, יעילה ומדויקת יותר.

לכל שאלה נוספת, אתם מוזמנים לפנות תמיד לצוות התמיכה דרך סימן השאלה בפינה העליונה השמאלית בדוקה או במייל support@dokka.com