עם הקמת המערכת, ניתן לעבור על הגדרות החברה ו/או הארגון ולהתאים אותם לתהליך העבודה השוטף שלכם.
במדריך זה אנו נסביר את משמעות כל הגדרה.
* שימו לב כי במידה וברצונכם להגדיר את ההגדרות באופן גורף לכל החברות בארגון, יש לגשת להגדרות המודולים מתוך הגדרות הארגון ולא מתוך הגדרות כל חברה בנפרד.
איך מגיעים להגדרות המורחבות:
ראשית יש לגשת להגדרות החברה / הארגון (בהתאם לרצונכם) מתוך כפתור האיש האפור בפינה העליונה של המסך > הגדרות > כללי > מודולים > הגדרות מורחבות:
הגדרות מורחבות:
*מנגנון תרגומים- מאפשר למשתמשים לסמן מידע בשפה זרה על גבי המסמך ולתרגם אותו ישירות מתוך דוקה. שירות שכרוך בעלות נוספת, יש לפנות לצוות התמיכה לקבלת מידע נוסף ולהפעלה.
* לאפשר למערכת ללמוד סבב אישורים - המערכת תלמד את סבב האישורים של כל חשבונית ותציע
את אותם המאשרים בחשבוניות הדומות הבאות שיעלו למערכת.
* סבב אישורים- יש לפנות לצוות התמיכה לצורך הפעלת התוסף הנ״ל.
* מעקב שולם/לא שולם - בהפעלת הגדרה זו מסמכים יסומנו כשולם/לא שולם באופן אוטומטי ע״י המערכת כאשר יזוהו חשבוניות מס/קבלה (שהטקסט מופיע על גבי המסמך) ויתווספו לתתי תיקיות באותו השם שיפתחו באופן אוטומטי במערכת.
*מניעת קליטת מסמכים לא מאושרים - זמין למשתמשים במודול אישורים- בהפעלת הגדרה זו, לא ניתן יהיה לקלוט מסמכים שתהליך האישורים הופעל וטרם הסתיים בהצלחה. שימו לב שהפעלת הגדרה זו לא תשפיע על קליטת מסמכים עליהם לא הופעל הליך אישורים כלל.
* להציג מסמכים לא משוייכים למשתמש- בהפעלת הגדרה זו, כאשר יעלו מסמכים למערכת אשר לא עלו על ידי אף אחד מהמשתמשים המזוהים במערכת, הם יופיעו תחת תת תיקייה שתיפתח באופן אוטומטי ותיקרא ״לא משוייך״.
* שליחת אישור טעינה למייל- בהפעלת הגדרה זו, שולח המסמך לדוקה שאין לו גישה במערכת, יקבל אישור למייל עם העלאת המסמך למערכת.
* הגדרות ספקים- בהפעלת הגדרה זו, תוכלו להגדיר ברירות מחדל לכל ספק בנפרד תחת לשונית נוספת שתיפתח בהגדרות שנקראת הגדרות ספקים.
* צ׳אט- בהפעלת ההגדרה זו, כלל משתמשי המערכת יוכלו להתכתב אחד עם השני מתוך המערכת.
*העברת כל המסמכים הקשורים בקליטה למחיצת טופל- בהפעלת הגדרה זו, במקרה בו נקלט מסמך שמחובר באטב למסמכים נוספים, כל המסמכים יעברו יחדיו לתיקיית טופל.
* אפשר למנהל חשבונות לשנות סבב אישורים- זמין למשתמשים במודול אישורים- בהפעלת הגדרה זו, מנהל חשבונות שלא הפעיל את סבב האישורים, יוכל לכבות ולשנות את הסבב במידת הצורך.
* קשר מסמכים שהתקבלו במייל- בהפעלת הגדרה זו, כלל הקבצים שיגיעו מאותה הודעת המייל יעלו למערכת כמסמכים משודכים ויסומנו באטב.
* תגיות סיווג- הפעלת השדה הנ״ל, תיצור תגית financial שתתווסף באופן אוטומטי לכל מסמך
במערכת.
* וידוא נתוני ספק מתקדם- בהפעלת הגדרה זו, המערכת תקפיץ הודעת התראה במקרים בהם לא תהיה התאמה בין מס׳ הח.פ של הספק במערכת הנהלת החשבונות לבין מס׳ הח.פ המופיע על המסמך.
* שתופיע חתימה על גבי המסמך - זמין למשתמשים במודול אישורים - בהפעלת הגדרה זו, לאחר אישור המסמך על ידי המאשר/מאשרים, תופיע חותמת על גבי המסמך שכוללת את כל שמות המאשרים.
*הוסף תאריך בחותמת האישורים- בהפעלת שדה זה ובשימוש בתוסף סבב האישורים, בחותמת שמציגה את שם המאשר על גבי המסמך, יתווסף תאריך האישור ליד כל מאשר.
* העלאת מסמכים מצורפים - זמין רק למשתמשים במערכת פריוריטי- בהפעלת הגדרה זו, במקרה בו נקלט מסמך שמחובר באטב למסמכים נוספים, גם המסמכים הנוספים המחוברים באטב יעלו ללשונית הנספחים של התנועה בפריוריטי.
* זיהוי מס׳ הזמנה/תעודת כניסה באופן אוטומטי- זמין רק למשתמשים במערכת סאפ/פריוריטי/נטסוויט- בהפעלת הגדרה זו, המערכת תסרוק ותחפש את מס׳ הזמנת הרכש או תעודת הכניסה על גבי המסמך ותמשוך את השורות באופן אוטומטי.
*הפסק הפעלת סבב אישורים אוטומטי על מסמכים חשודים ככפולים שנשלחים לדוקה - בהפעלת שדה זה ובשימוש בתוסף הליך האישורים, דוקה לא תפעיל סבב אישורים אוטומטי על המסמכים שמזוהה ככפילות למסמך שכבר קיים במערכת דוקה.
*תמיכה במספר הקצאה- בהפעלת שדה זה, דוקה תציג את שדה מספר הקצאה במערכת
* חסימת קליטת חשבוניות ללא מספר הקצאה של רשויות המס- בהפעלת שדה זה, דוקה תחסום את ניסיון קליטת חשבוניות ללא מספר הקצאה אם אינן עומדות בחוקי רשויות המס.
*מזג תגיות של מסמכים ממוזגים- בהפעלת שדה זה, מסמכים שיחוברו ביחד, ימוזגו גם התגיות שהופיעו על גבי המסמכים לפני המיזוג.
*מניעת שינויים של מסמכים שנקלטו- בהפעלת שדה זה, לא ניתן יהיה למחוק פתקיות/תגיות או פרטים נוספים שמעודכנים על המסמך (מעבר לנתוני תנועת היומן שלא ניתן לערוך גם ככה) למעט מנהלי מערכת.
*מניעת מחיקת מסמכים מאושרים- בהפעלת שדה זה ובשימוש בתוסף הליך האישורים, לא ניתן יהיה למחוק מהמערכת מסמכים שכבר אושרו, גם אם עדיין לא נקלטו למערכת הנהלת החשבונות.
*הגדר חשבונית עסקה כמסמך פיננסי כברירת מחדל- בהפעלת שדה זה, כל מסמך שיזוהה כחשבונית עסקה, תתאפשר קליטה כמסמך פיננסי למערכת הנה״ח.
*הגדר תעודת משלוח כמסמך פיננסי כברירת מחדל- בהפעלת שדה זה, כל מסמך שיזוהה תעודת משלוח/קבלת סחורה, תתאפשר קליטה כמסמך פיננסי למערכת הנה״ח.
*הגדר מסמכים לא מזוהים כמסמך פיננסי כברירת מחדל- בהפעלת שדה זה, כל מסמך שלא יסווג כחשבונית/חשבונית עסקה/תעודת משלוח (לדוגמא מסמך הצעת מחיר, קובץ אקסל וכו׳), תתאפשר קליטה כמסמך פיננסי למערכת הנה״ח.
לכל שאלה אתם מוזמנים לפנות תמיד לצוות התמיכה דרך סימן השאלה בפינה העליונה השמאלית בדוקה או במייל [email protected]