הגדרות מורחבות – מודולים
עם הקמת המערכת, מומלץ לעבור על הגדרות החברה או הארגון ולהתאים אותן לצרכים שלכם ולתהליך העבודה הרצוי.
במדריך זה נפרט כיצד להגיע למסך ההגדרות, מה משמעות כל אפשרות, ומה כדאי לדעת לפני שמבצעים שינויים.
איך מגיעים להגדרות המורחבות?
לחצו על סמל האיש האפור בפינה השמאלית העליונה של המסך
- בחרו "הגדרות"
- עברו ללשונית "כללי"
- לחצו על "מודולים"
- בחרו "הגדרות מורחבות"
שימו לב: אם ברצונכם להחיל את ההגדרות על כלל החברות בארגון, יש לבצע את השינויים מתוך הגדרות הארגון ולא מתוך הגדרות של חברה מסוימת.
למה משמשות ההגדרות המורחבות?
הגדרות אלה משפיעות על האופן שבו דוקה מתנהלת בארגון, ויכולות לכלול בין היתר:
- ניהול מסמכים כלליים
- קביעת אילו סוגי מסמכים יוגדרו כברירת מחדל כלא פיננסיים (למשל חשבונית עסקה, תעודת משלוח, קובץ בלתי מזוהה).
- התנהגות המערכת מול מערכות הנה"ח
כמו למשל העתקת מספר הקצאה, חסימת קליטה ללא הקצאה, ושמירת מזהים מיוחדים לפי תוכנת ERP.
- אפשרויות אבטחה והגבלות פרסום
האם לחסום אפשרות לפרסום ללא אישור, למנוע קליטה של חשבוניות מספקים לא מזוהים, ועוד.
- אוטומציות והתראות
הפעלת כלים כמו שיגור אוטומטי של מסמכים לתיקייה מסוימת או שליחת התראות.
פירוט ההגדרות הזמינות
✔️ סימון מסמכים פיננסים
כאשר דוקה מזהה מסמך פיננסי היא תתייג אותו אוטומטית עם התגית 'financial' לצורך חיפוש ומיו מהיר יותר.
✔️ גיבוי מסמכים
מאפשר גיבוי של מסמכים בענן פרטי. ההגדרה נפתחת רק ע״י צוות התמיכה.
✔️ מנגנון תרגומים
מאפשר לתרגם מידע בשפה זרה מתוך המסמך, בלחיצה אחת. דורש הפעלה ע״י התמיכה וניתן בתשלום נוסף.
✔️ לאפשר למערכת ללמוד סבב אישורים
מאפשר למערכת ללמוד מי מאשר כל סוג של חשבונית, ולהציע את אותם מאשרים בפעמים הבאות. להסבר מלא לחץ כאן
✔️ סבב אישורים
הפעלת מודול אישורים בעלות נוספת. דורש הפעלה מול התמיכה.
✔️ תמיכה קבוצתית מתקדמת
הגדרה פנימית שנפתחת לפי הצורך ע״י התמיכה. מאשפרת לנהל קבוצות מאשרים מתקדמת. להסבר מלא לחץ כאן.
✔️ רישיון אתר (Site License) לסבב מאשרים
מאפשר להוסיף את כלל המשתמשים במערכת לרשימת המאשרים. ההגדרה יכולה להיפתח רק ע״י התמיכה.
✔️מעקב שולם/לא שולם
מאפשר סיווג אוטומטי של מסמכים כ-'שולם' או 'לא שולם' לפי המילים המופיעות במסמך (חשבונית/מס קבלה). ייפתחו תיקיות תואמות.
✔️מניעת קליטת מסמכים לא מאושרים
מסמך שלא עבר את כל שלבי האישורים לא יוכל להיקלט למערכת ה-ERP.
אפשרות זו תעבוד רק על מסמכים שקיים עליהם סבב אישורים פעיל.
✔️ להציג מסמכים לא משויכים למאשר
תיפתח תיקיית ״לא משוייך״ אשר תציג מסמכים שלא משויכים לאף משתמש (הגיעו באמצעות מייל מלקוח שלא מוגדר כמשתמש במערכת)
✔️ שליחת אישור טעינה למייל
מי ששולח מסמך אך אינו מזוהה כמשתמש יקבל אישור על קליטת המסמך לדוא״ל.
✔️ הגדרות ספקים
מאפשר הגדרת ברירות מחדל ברמת ספק, כגון מטבע, חשבון, תגיות ועוד. פותח את הלשונית ״הגדרות ספקים״ ללחיצה.
✔️ צ׳אט
מאפשר לכל המשתמשים להתכתב אחד עם השני בתוך המערכת.
✔️ העברת כל המסמכים הקשורים בקליטה למחיצת טופל
בעת קליטת מסמך מתוך חבילה, כל המסמכים יועברו יחד לתיקיית טופל.
✔️ אפשר למנהל חשבונות לשנות סבב אישורים
מאפשר למנהל חשבונות לשנות סבב גם אם לא יזם אותו.
✔️ קשר מסמכים שהתקבלו במייל
כל הקבצים שצורפו לאותו מייל יופיעו כקבוצת מסמכים משויכת עם אטב.
✔️ תגיות סיווג
תוסיף אוטומטית תגית 'financial' לכל מסמך מסומן כפיננסי.
✔️ וידוא נתוני ספק מתקדם
תופיע אזהרה אם מספר העוסק במסמך לא תואם לרשום ב-ERP.
✔️ שתופיע חתימה על גבי המסמך
החתימה של כל מאשר תופיע פיזית על גבי הקובץ לאחר אישור.
✔️ הוסף תאריך בחותמת סבב האישורים
התאריך בו כל מאשר אישר את המסמך יופיע בחותמת.
✔️ העלאת מסמכים מצורפים
בעת קליטת מסמך מתוך חבילה, המסמכים הנוספים יעלו כלשוניות נספח ב-ERP. זמין לפריוריטי בלבד.
✔️ זיהוי מספר הזמנה/תעודת כניסה אוטומטי
המערכת תזהה מספר הזמנה/תעודת כניסה ותמשוך את השורות אוטומטית. זמין לפריוריטי, SAP, ונטסוויט.
✔️ הפסק הפעלת סבב אישורים אוטומטי על מסמכים חשודים ככפולים
במידה ויש חשד לכפילויות, לא יופעל סבב אישורים אוטומטי.
✔️ תמיכה במספר הקצאה
יציג את שדה מספר הקצאה כחלק מהשדות.
✔️ חסימת קליטת חשבוניות ללא מספר הקצאה
אם אין מספר הקצאה, לא ניתן לקלוט חשבונית מעל 20,000 ש״ח.
✔️ מזג תגיות של מסמכים ממוזגים
בעת מיזוג מסמכים, כל התגיות מכל אחד מהמסמכים ימוזגו למסמך החדש.
✔️ מניעת שינויים של מסמכים שנקלטו
לא ניתן לשנות תגיות, פתקיות, או הערות במסמך שכבר נקלט (למעט ע״י אדמין).
✔️ מניעת מחיקת מסמכים מאושרים
לא ניתן למחוק מסמכים שאושרו, גם אם טרם נקלטו למערכת הנהלת החשבונות. החסימה פועלת רק במקרה שקיים על המסמך סבב אישורים פעיל.
✔️ הגדר חשבונית עסקה כמסמך פיננסי כברירת מחדל*
כל חשבונית עסקה תוגדר אוטומטית כמסמך פיננסי.
✔️ הגדר תעודת משלוח ספק כמסמך פיננסי כברירת מחדל*
תעודות משלוח יסווגו כמסמך פיננסי כברירת מחדל.
✔️ הגדר מסמכים לא מזוהים כמסמך פיננסי כברירת מחדל*
גם מסמכים שאינם מזוהים כחשבונית (כמו הצעת מחיר) יסווגו כברירת מחדל כפיננסיים.
✔️ אפשר העלאת מסמכים כפולים
ניתן להעלות מסמכים זהים. המסמכים יסומנו כעותק.
✔️ לצרף קובץ מייל
מאפשר להוסיף את גוף המייל כנספח ב-ERP. זמין למערכות שמאפשרות זאת.
✔️ סינכרון מיידי הזמנות ותעודות כניסה של ספק נוכחי
מוודא שכל המסמכים הרלוונטיים יסתנכרנו בעת החלפת ספק.
✔️ הפעל למידת תגיות משתמש
דוקה תלמד את תגיות המשתמש ותשתמש בהן למסמכים עתידיים מאותו סוג או ספק.
*כאשר ההגדרה כבויה, מסמכים מהסוג שצוין יוגדרו באופן אוטומטי כ"מסמך כללי". מסמך כללי הוא מסמך ללא שדות קליטה – הוא אינו עובר ניתוח במערכת ואינו מיועד לקליטה ל־ERP. מסמכים כאלה יועברו אוטומטית לתיקיית "ארכיון".
טיפים חשובים
בדקו הגדרות אחת לתקופה – עם התרחבות הפעילות, ייתכן שתזדקקו לשינויים.
בחנו את ההשפעה – כל שינוי עשוי להשפיע על זרימת העבודה של הצוותים, לכן יש לבדוק לפני שמבצעים עדכונים גורפים.
פנו לצוות התמיכה – במידה ואינכם בטוחים מה המשמעות של הגדרה מסוימת – אל תהססו ליצור קשר עם צוות התמיכה שלנו.
אם תרצו עזרה בהגדרה ראשונית או הסברים נוספים – נשמח לסייע!
פנו אלינו דרך כפתור סימן השאלה בפינה העליונה של המערכת → “צור קשר עם התמיכה”
או במייל: support@dokka.com