הליך אישורים אוטומטי רלוונטי לחברות בהם הליך האישורים חוזר על עצמו בכל חשבונית ונקבע פר ספק כאשר אין צורך לבצע שינויים בסדר המאשרים בכל מסמך שעולה למערכת.
ניתן לקבוע את הליך האישורים באופן עצמאי ישירות מתוך החברה בדוקה ע״י אדמין או מנהל חשבונות בקלות וללא טעויות ע״י:
כניסה לחברה> הגדרות > הגדרות ספקים .
תוכן עניינים :
1.הקמה ראשונית ותחזוקה שוטפת של הליך אישורים מתוך חלון ״הגדרת הספקים״ בצורה ישירה:
1.1 הקמה מתוך חלון ״הגדרות הספקים״:
2.1 תחזוקה שוטפת ושינויים מתוך חלון ״הגדרות הספקים״ בהליך האישורים:
2.הקמה ראשונית ותחזוקה שוטפת של הליך אישורים מתוך חלון ״הגדרת הספקים״ בעזרת קובץ אקסל
1.2 הקמה בעזרת יבוא/ יצוא קובץ אקסל מתוך חלון ״הגדרות הספקים״:
2.2 תחזוקה שוטפת ושינויים בעזרת יבוא/ יצוא קובץ אקסל:
1.הקמה ראשונית ותחזוקה שוטפת של הליך אישורים מתוך חלון ״הגדרת הספקים״ בצורה ישירה:
1.1 הקמה מתוך חלון ״הגדרות הספקים״:
את ההקמה הראשונית של מודול האישורים ניתן לבצע בקלות ישירות מתוך חלון ״הגדרות ספקים״.
החלון מכיל בתוכו את כל הספקים מתוך מערכת הerp אליה החברה מחוברת..
יש לגלול לכותרת של״סבב מאשרים״ ולהתחיל למלא את השדות הרלוונטים פר ספק:
* מאשר 1- מאשר 8 : ניתן לבחור מי יהיו המאשרים, לפי סדר, מבין המשתמשים המוקמים באותה החברה
* הפעל סבב מאשרים: לחיצה על כפתור ה״צ׳ק בוקס״ תפעיל את סבב האישורים לאותו הספק באופן אוטומטי כאשר המסמך יעלה לדוקה ללא התערבות משתמש נוסף.
* לאפשר עריכת סבב מאשרים ליוצר המסמך: לחיצה על כפתור ה״צ׳ק בוקס״ תאפשר ליוצר המסמך (המשתמש שהעלה את המסמך למערכת) לבצע שינויים בהליך האישורים לאחר הפעלתו.
* להודיע ליוצר המסמך על דחיית הבקשה: לחיצה על כפתור ה״צ׳ק בוקס״ תאפשר ליוצר המסמך (המשתמש שהעלה את המסמך למערכת) לקבל הודעת דחייה במייל על מסמכים שנדחו בחברה
*משתמשים נוספים בעלי הרשאות שינוי סבב מאשרים: ניתן להוסיף משתמשים נוספים שתהיה להם האפשרות לשנות את סבב המאשרים בנוסף למשתמש שהעלה את המסמך למערכת
2.1 תחזוקה שוטפת ושינויים מתוך חלון ״הגדרות הספקים״ בהליך האישורים:
לאחר ההקמה הראשונית ניתן לחזור לחלון ״הגדרת הספקים״ בכל עת ולבצע שינויים בהליכי האישורים - הוספת ספקים ,שינוי מאשרים, הוספת עורכים ועוד...
בסיום כל שינוי יש ללחוץ על ״שמור״
רשימת הספקים תשתנה לפי שינויים שיתבצעו ישירות במערכת הerp שלכם.
( במידה והחיבור הוא חיבור ארכיוני או חיבור api רשימת הספקים תשתנה לפי יצירת הספקים הישירה או טעינת קובץ הספקים מהגדרות החברה).
2.הקמה ראשונית ותחזוקה שוטפת של הליך אישורים מתוך חלון ״הגדרת הספקים״ בעזרת קובץ אקסל:
1.2 הקמה בעזרת יבוא/ יצוא קובץ אקסל מתוך חלון ״הגדרות הספקים״:
את ההקמה הראשונית של מודול האישורים ניתן לבצע בקלות בעזרת יצירת קובץ אקסל שניתן להוריד ישירות מתוך חלון ״הגדרות ספקים״ ולייבא אותו בסיום .
היתרון של קובץ האקסל הוא שניתן להחיל את אותו הנתון על כמה ספקים במהירות.
בחלקו העליון של הגדרות הסקים יש להוריד את הקובץ מכפתור ה״יצוא לקובץ״ ולאחר מכן למלא את קובץ האקסל לפי הסדר.
( אין לשנות את קובץ האקסל )
* שימו לב כי בשדות המאשרים ניתן לבחור את המייל של המאשרים מתוך רשימה מובנית או להקליד את כתובת המייל של המאשרים באופן ידני.
שימו לב - על מנת שהוסיף משתמש להליך האישורים יש לוודא קודם כי הוא מוקם במערכת דוקה ומשויך לחברה הרלוונטית.
הקובץ מכיל בתוכו את כל הספקים מתוך מערכת הerp אליה החברה מחוברת.
יש לגלול לכותרת של״סבב מאשרים״ ולהתחיל למלא את השדות הרלוונטים פר ספק:
* מאשר 1- מאשר 8 : ניתן לבחור מי יהיו המאשרים, לפי סדר, מבין המשתמשים המוקמים באותה החברה
* הפעל סבב מאשרים: לחיצה על כפתור ה״צ׳ק בוקס״ תפעיל את סבב האישורים לאותו הספק באופן אוטומטי כאשר המסמך יעלה לדוקה ללא התערבות מנה״ח משתמש נוסף.
* לאפשר עריכת סבב מאשרים ליוצר המסמך: לחיצה על כפתור ה״צ׳ק בוקס״ תאפשר ליוצר המסמך לבצע שינויים בהליך האישורים לאחר הפעלתו.
* להודיע ליוצר המסמך על דחיית הבקשה: לחיצה על כפתור ה״צ׳ק בוקס״ תאפשר ליוצר המסמך לקבל הודעת דחייה במייל על מסמכים שנדחו בחברה
*משתמשים נוספים בעלי הרשאות שינוי סבב מאשרים: ניתן להוסיף משתמשים נוספים שתהיה להם האפשרות לשנות את סבב המאשרים בנסף לעורך המסמך.
לסיום יש לשמור את קובץ האקסל > לחזור לחלון ״הגדרות הספקים״ בדוקה ולהטעין את הקובץ ע״י לחיצה על כפתור ה״יבוא מקובץ״.
2.2 תחזוקה שוטפת ושינויים בעזרת יבוא/ יצוא קובץ אקסל:
לאחר ההקמה הראשונית ניתן לחזור לחלון ״הגדרת הספקים״ בכל עת ולבצע שינויים בהליכי האישורים - הוספת ספקים ,שינוי מאשרים, הוספת עורכים ועוד...
על מנת לבצע את השינויים יש להיכנס ל״הגדרות הספקים״ > ללחוץ על הכפתור ״ייבוא מקובץ״ ולייבא את הליך האישורים האחרון שיצרתם ( מתוך האקסל או שינויים ידניים שבוצעו ) > לבצע את השינויים ישירות באקסל > להטעין את הקובץ החדש ע״י לחיצה על כפתור הייצוא .
בסיום כל שינוי יש ללחוץ על ״שמור״
רשימת הספקים תשתנה לפי שינויים שיתבצעו ישירות במערכת הerp שלכם.
( במידה והחיבור הוא חיבור ארכיוני או חיבור api רשימת הספקים תשתנה לפי יצירת הספקים הישירה או טעינת קובץ הספקים מהגדרות החברה).
ניתן להקים / לערוך ולשנות את הליך האישורים האוטומטי ולשלב בין הטענת האקסל ושינוי ידני בשורות.