פוליסי - העברה אוטומטית של מסמכים מחברת ארכיון
במידה ויש לכם מספר חברות הרשומות בדוקה, אך קיימת ברשותכם תיבת מייל אחת בלבד שמקבלת את כל המסמכים עבור כל החברות – מצב שבו לא ניתן מהצד שלכם להגדיר העברה אוטומטית לכתובות ייעודיות – ניתן להקים פוליסי שיאפשר ניתוב אוטומטי של המסמכים המתקבלים בחברת הארכיון אל שאר החברות בדוקה.
מה נדרש להקים?
הגדרות ראשוניות
1. הקמת חברה בדוקה
יש להקים חברה חדשה במערכת - למידע נוסף לחץ כאן.
2. חיבור לאקסל
כנס להגדרות החברה -> חיבור למערכות -> Export to Excel/CSV only -> לחץ על ״הפעל״.
3. הגדרת כתובת אימייל לחברה
לאחר מכן, יש להעבור להגדרות החברה -> כללי -> להגדרת כתובת אימייל יעדוית לקבלת מסמכים
שימו לב: על מנת לשמור את השינוי יש להזין גם ח.פ וכתובת החברה.
4. הגדרת פרטי החברות
לאחר מכן, יש להיכנס לכל חברה בנפרד ולהגדיר מספר ח.פ. ניתן לבצע זאת ב:
הגדרות חברה -> כללי-> הגדרות כספיות 
הגדרת הניתוב בחברת הארכיון
1. בחברת הארכיון (המחוברת ל־Excel), העלו מסמך כלשהו וכנסו אליו.
2. בשדה ספק, לחצו על Add New.
3. בחלון שנפתח הזינו את הפרטים הבאים:
- שם: שם החברה כפי שמופיע בחשבונית.
- נרשם: מספר החברה בדוקה (ניתן למצוא ב־URL של החברה במערכת).
- תיק מע״מ: מספר המע״מ של החברה כפי שהוזן בשלב 4.
סיום התהליך
לאחר שהגדרתם את כל החברות והזנתם את כל הפרטים, שלחו לצוות התמיכה קובץ Excel הכולל:
- שם החברה בדוקה
- שם החברה כפי שמופיע בחשבוניות
- ח.פ של החברה
- מספר החברה בדוקה (Code)
צוות התמיכה ישלים עבורכם את הגדרת הפוליסי, ומרגע אישור שהפוליסי הוקם – המסמכים ינותבו אוטומטית לחברות הנכונות.
חשוב לדעת
במידה ודוקה לא מזהה את החברה, או שמספר הח.פ אינו מופיע על המסמך / אינו קריא, המסמך יישאר בתיקיית הארכיון.
לכן, מומלץ להיכנס לחברת הארכיון אחת ליום ולבדוק אם קיימים מסמכים שלא נותבו אוטומטית.
במקרים אלו יש לבצע שני צעדים:
1 . ללמד את דוקה
גררו את שם החברה אל שדה ספק, כדי ללמד את המערכת היכן מופיע שם החברה במסמך.
2. העבירו את המסמך באופן ידני
לחצו על פעולות נוספות -> העבר לחברה אחרת.