פוליסי - העברה אוטומטית של מסמכים מחברת ארכיון




במידה ויש לכם מספר חברות הרשומות בדוקה, אך קיימת ברשותכם תיבת מייל אחת בלבד שמקבלת את כל המסמכים עבור כל החברות – מצב שבו לא ניתן מהצד שלכם להגדיר העברה אוטומטית לכתובות ייעודיות – ניתן להקים פוליסי שיאפשר ניתוב אוטומטי של המסמכים המתקבלים בחברת הארכיון אל שאר החברות בדוקה.




מה נדרש להקים?

הגדרות ראשוניות 


1. הקמת חברה בדוקה

יש להקים חברה חדשה במערכת - למידע נוסף לחץ כאן.


2. חיבור לאקסל


כנס להגדרות החברה -> חיבור למערכות -> Export to Excel/CSV only -> לחץ על ״הפעל״.










3. הגדרת כתובת אימייל לחברה

לאחר מכן, יש להעבור להגדרות החברה -> כללי -> להגדרת כתובת אימייל יעדוית לקבלת מסמכים





שימו לב: על מנת לשמור את השינוי יש להזין גם ח.פ וכתובת החברה.



4. הגדרת פרטי החברות



לאחר מכן, יש להיכנס לכל חברה בנפרד ולהגדיר מספר ח.פ. ניתן לבצע זאת ב:
הגדרות חברה -> כללי-> הגדרות כספיות 






הגדרת הניתוב בחברת הארכיון

1. בחברת הארכיון (המחוברת ל־Excel), העלו מסמך כלשהו וכנסו אליו.

2. בשדה ספק, לחצו על Add New.





3. בחלון שנפתח הזינו את הפרטים הבאים:






- שם: שם החברה כפי שמופיע בחשבונית.
- נרשם: מספר החברה בדוקה (ניתן למצוא ב־URL של החברה במערכת).




- תיק מע״מ: מספר המע״מ של החברה כפי שהוזן בשלב 4.



סיום התהליך



לאחר שהגדרתם את כל החברות והזנתם את כל הפרטים, שלחו לצוות התמיכה קובץ Excel הכולל:


- שם החברה בדוקה

- שם החברה כפי שמופיע בחשבוניות

- ח.פ של החברה

- מספר החברה בדוקה (Code)


צוות התמיכה ישלים עבורכם את הגדרת הפוליסי, ומרגע אישור שהפוליסי הוקם – המסמכים ינותבו אוטומטית לחברות הנכונות.


חשוב לדעת

במידה ודוקה לא מזהה את החברה, או שמספר הח.פ אינו מופיע על המסמך / אינו קריא, המסמך יישאר בתיקיית הארכיון.
לכן, מומלץ להיכנס לחברת הארכיון אחת ליום ולבדוק אם קיימים מסמכים שלא נותבו אוטומטית.


במקרים אלו יש לבצע שני צעדים:

1 . ללמד את דוקה 

 גררו את שם החברה אל שדה ספק, כדי ללמד את המערכת היכן מופיע שם החברה במסמך.

2. העבירו את המסמך באופן ידני 

לחצו על פעולות נוספות -> העבר לחברה אחרת.