סבב אישורים - איך זה מתנהל מצד המאשר?
במערכת DOKKA קיימים שני סוגים של מאשרים:
- מאשר מסוג מנהל חשבונות (Accountant)
- מאשר מסוג משתמש רגיל (Regular User)
כאשר משתמש נוסף לסבב אישורים, הוא יקבל מייל התראה הכולל את הקובץ לבדיקה וקישור ישיר למסמך בתוך DOKKA.
כיצד מתבצע האישור בפועל?
עם קבלת המייל, המאשר יכול:
- להוריד את הקובץ שצורף לבדיקה.
- ללחוץ על הקישור ולהיכנס ישירות למסמך ב-DOKKA.
לאישור או דחיית החשבונית:
לחצו על הקישור במייל – תועברו ישירות למסמך בדוקה.
"אישור" – לאישור החשבונית.
"לדחות" – אם ברצונכם לדחות את החשבונית.
במקרה של דחייה:
יופיע חלון להזנת סיבת הדחייה. ניתן לבחור באחת מהאפשרויות:
- "לא שייך אליי"
- "אחר" – עם אפשרות להזין טקסט חופשי.
במקרה של אישור:
כאשר מאשרים מסמך, אין אפשרות להזין הערה דרך כפתור האישור עצמו. אם יש צורך להוסיף הערה, ניתן לעשות זאת באמצעות:
פעולות נוספות -> הוסף פתקית
מומלץ לבחור צבע ייחודי לפתקיות המאשרים כדי שמנהלי החשבונות יוכלו לזהות בקלות שמדובר בהערה מסבב אישורים.
איך יכול מאשר שהוא גם מנהל חשבונות לראות את השדות קליטה לפני אישור המסמך?
אם למאשר יש הרשאות של מנהל חשבונות, הוא יוכל להחליף בין שתי תצוגות:
לחיצה על ״מסך קליטה״ - מאפשרת לצפות בשדות הקליטה ואף לערוך או לקלוט את המסמך בהתאם להרשאות.
- לחיצה על ״חזרה לאישור המסמך״: מאפשרת למהל חשבונות לחזור למסך האישור, בו רואים רק את הקובץ וניתן לאשר או לדחות את המסמך בלחיצה אחת.
היכן רואים את המסמכים שממתינים לאישור שלי?
בעת כניסה ל-DOKKA, תופיע תיקייה בצבע כתום בשם "ממתין לאישור".
תיקייה זו תכיל את כל המסמכים שממתינים לאישור על ידך.
מה קורה אם לא מאשרים או דוחים את המסמך?
כל עוד לא ניתנה פעולה (אישור או דחייה), DOKKA תשלח בכל יום תזכורת במייל על כך שיש לך מסמכים שממתינים לאישור.