איך מעלים מסמכים לדוקה / העלאת מסמכים לדוקה

העלאת מסמכים למערכת דוקה

ניתן להעלות מסמכים למערכת במספר דרכים נוחות להעלאת מסמכים:

- באמצעות דואר אלקטרוני (מייל) שליחת מסמכים לכתובת הדוא"ל הייחודית של החברה בדוקה.

- באמצעות ווטסאפ לטלפון מספר 0525529256 על ידי משתמש מוגדר במערכת.

- קבצים מהמחשב – בעזרת לחיצה על הכפתור הכחול  מתוך המערכת, או גרירה של הקבצים.

- באמצעות סורק – חיבור סורק למערכת או שליחה לכתובת הדוא"ל של החברה.

- באמצעות אפליקציית דוקה – צילום מסמך או בחירת קובץ מספריית התמונות בטלפון.

⚠ שימו לב: הגודל המרבי לקובץ נתמך הוא 64 מגה-בייט.

     סוגי קבצים נתמכים: .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif, .bmp, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .xlsm, .pptx, .pdf, .txt, .xml

איך מעלים מסמכים

1. העלאה דרך דואר אלקטרוני (במייל)
▶️ לחצו כאן לצפייה בסרטון ההדרכה

כל חברה הנפתחת בדוקה מקבלת כתובת דואר אלקטרוני ייעודית משלה שניתן להשתמש בה כדי להעלות מסמכים.
כל מסמך שישלח לכתובת זו יתווסף אוטומטית למערכת.

כתובת המייל הינה ייעודית לכל חברה, וניתן לספק אותה לכל גורם שתרצו שישלח מסמכים ישירות לדוקה, גם אם הוא אינו משתמש ואין לו גישה למערכת.

** במידה ויש ברשותכם תיבת מייל פנים ארגונית לשליחת חשבוניות, מומלץ לפנות לאיש המחשוב בארגונכם לטובת יצירת חוקיות אוטומטית כך שהמסמכים יעברו באופן אוטומטי מהתיבה הפנימית בארגונכם לתיבה של דוקה. פעולה זו תחסוך זמן למשתמשי המערכת ותייעל את התהליך. 

איך למצוא את כתובת הדוא"ל:

- היכנסו לחברה הרלוונטית בדוקה.

- הכתובת תופיע מתחת לשם החברה

התאמה אישית של כתובת הדוא"ל:

- כברירת מחדל, הכתובת נראית כך: 678678687@dokka.co.il

- ניתן לשנות את החלק המספרי לכתובת נוחה יותר ב: הגדרות החברה -> כללי

⚠ חשוב: כתובת הדוא"ל חייבת להיות ייחודית כדי שלא תהיה בשימוש של חברה אחרת.

טיפול בקישורים במייל:

- דוקה יודעת לחלץ מסמכים מקישורים ניתנים להורדה בכ-95% מהמקרים. 

- אם הקישור דורש התחברות, גישה מוגבלת לפי IP, או מילוי סיסמא או פרטים – דוקה לא תוכל לחלץ את המסמך אוטומטית.

- במקרים בהם דוקה לא חילצה את המסמך, נא לפנות לתמיכה להפנות את תשומת לבנו, ככל הנראה נוכל להוסיף תמיכה לחילוץ   המסמך בעתיד.

2. העלאת מסמכים דרך WhatsApp

▶️ לחצו כאן לצפייה בסרטון ההדרכה

השירות זמין רק עבור משתמשי מערכת דוקה אשר מספר טלפון הנייד שלהם מוגדר במערכת.

המשתמש צריך להיכנס לפחות פעם אחת לדוקה ולבחור לעצמו סיסמה דרך המחשב.

האפשרות לקבל מסמכים בווטסאפ אינה פתוחה כברירת מחדל, יש לפנות לצוות התמיכה כדי שיפתח את השירות עבור הארגון.

איך זה עובד:

בשונה מכתובת הדוא"ל, מספר הטלפון שאליו נשלחים המסמכים זהה לכל החברות בדוקה והינו 0525529256.
המערכת יכולה לקבל ווטסאפים רק ממשתמשים שהגדרתם במערכת ועבורם ציינתם את מספר הנייד של המשתמש.
במידה והמשתמש מחובר ליותר מחברה אחת, כאשר ישלח ווטסאפ המערכת תענה לו בשאלה לאיזו חברה להעלות את המסמך, ראו צילום מסך מטה:

לאחר שצוות התמיכה יפתח את האפשרות עבור הארגון, מספר הטלפון לוואטסאפ יופיע לצד כתובת הדוא"ל מתחת לשם החברה במערכת DOKKA.

למידע נוסף לחץ כאן.

3. העלאה מהמחשב
▶️ לחצו כאן לצפייה בסרטון ההדרכה

במידה והמסמכים שהנכם מעוניינים להעלות נמצאים בתיקייה מקומית במחשב, ניתן לבצע זאת על פי הפעולות הבאות:

- לחצו על כפתור ה-➕ הכחול במסך החברה ב-DOKKA

- בחרו את הקבצים מהמחשב או גררו ושחררו קבצים ישירות לתוך המערכת

4. העלאה דרך סורק

ניתן להעלות מסמכים גם דרך סורק, בשתי דרכים:

- אפשרות 1: להגדיר את הסורק כך שישלח את הקבצים לכתובת הדוא"ל של החברה ב-DOKKA

- אפשרות 2: לעקוב אחר המדריך לחיבור סורק ל-DOKKA לצורך חיבור מלא

5. העלאה דרך אפליקציית DOKKA

העלאת מסמכים דרך אפליקציית DOKKA שימושית למשתמשי המערכת בלבד.

באמצעות שימוש באפליקציה, ניתן להעלות מסמכים ממכשיר הנייד ישירות למערכת ומכל מקום.

בשלב הראשון- יש להוריד את האפליקציה מחנות המשחקים:


הורדה:ֿ

איך זה עובד:

- התחבר עם אותו אימייל וסיסמה שאתם משתמשים בהם בגרסת הדסקטופ של DOKKA

- במסך הראשי לחצו על "SCAN" 

- צלם את החשבונית או בחר קובץ מספריית התמונות במכשיר

המסמך יועלה ישירות לסביבת העבודה של החברה המתאימה ב-DOKKA.
למידע נוסף לחץ כאן.