העלאת מסמכים למערכת DOKKA
מערכת DOKKA מציעה מספר דרכים נוחות להעלאת מסמכים:
- באמצעות דוא"ל – שליחת מסמכים לכתובת הדוא"ל הייחודית של החברה ב-DOKKA
- מהמחשב – שימוש בכפתור הכחול ➕ או גרירה ושחרור של קבצים
- באמצעות סורק – חיבור סורק למערכת או שליחה לכתובת הדוא"ל של החברה
- באמצעות אפליקציית DOKKA – צילום מסמך או בחירת קובץ מספריית התמונות בטלפון
- באמצעות WhatsApp – שליחת מסמכים ממספר הטלפון של המשתמש (מותנה בהפעלה על ידי התמיכה, ונתמך רק עבור משתמשים שמחוברים לחברה אחת בלבד)
⚠ שימו לב: הגודל המרבי לקובץ נתמך הוא 64 מגה-בייט.
סוגי קבצים נתמכים: .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif, .bmp, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .xlsm, .pptx, .pdf, .txt, .xml
איך מעלים מסמכים
1. העלאה דרך דוא"ל
לכל חברה ב-DOKKA יש כתובת דוא"ל ייחודית שניתן להשתמש בה כדי להעלות מסמכים.
כל מסמך שישלח לכתובת זו יתווסף אוטומטית למערכת.
כדי לחסוך זמן ולייעל את התהליך, אנו ממליצים להגדיר כללי העברה אוטומטית מהתיבה שלכם לכתובת הדוא"ל של DOKKA.
איך למצוא את כתובת הדוא"ל:
- היכנסו לחברה הרלוונטית ב-DOKKA
- הכתובת תופיע מתחת לשם החברה
התאמה אישית של כתובת הדוא"ל:
- כברירת מחדל, הכתובת נראית כך: 678678687@dokka.co.il
- ניתן לשנות את החלק המספרי לכתובת נוחה יותר ב: הגדרות החברה -> כללי
⚠ חשוב: כתובת הדוא"ל חייבת להיות ייחודית כדי שלא תהיה בשימוש של חברה אחרת.
טיפול בקישורים במייל:
-דוקה יודעת לחלץ מסמכים מקישורים ניתנים להורדה בכ-95% מהמקרים.
-אם הקישור דורש התחברות, גישה מוגבלת לפי IP, או מילוי פרטים – DOKKA לא תוכל לחלץ את המסמך אוטומטית.
- במקרים בהם דוקה לא חילצה את המסמך, מומלץ לפנות לתמיכה ונבדוק אם ניתן להוסיף תמיכה לכך בעתיד.
2. העלאה מהמחשב
ניתן להעלות מסמכים ישירות מהמחשב למערכת DOKKA.
איך עושים את זה:
- לחצו על כפתור ה-➕ הכחול במסך החברה ב-DOKKA
- בחרו את הקבצים מהמחשב או גררו ושחררו קבצים ישירות לתוך המערכת
3. העלאה דרך סורק
ניתן להעלות מסמכים גם דרך סורק, בשתי דרכים:
- אפשרות 1: להגדיר את הסורק כך שישלח את הקבצים לכתובת הדוא"ל של החברה ב-DOKKA
- אפשרות 2: לעקוב אחר המדריך לחיבור סורק ל-DOKKA לצורך חיבור מלא
4. העלאה דרך אפליקציית DOKKA
אפליקציית DOKKA נועדה לאפשר העלאה מהירה ונוחה של מסמכים.
הורדה:
ֿ
איך זה עובד:
- התחבר עם אותו אימייל וסיסמה שאתם משתמשים בהם בגרסת הדסקטופ של DOKKA
- במסך הראשי לחצו על "SCAN"
- צלם את החשבונית או בחר קובץ מספריית התמונות במכשיר
המסמך יועלה ישירות לסביבת העבודה של החברה המתאימה ב-DOKKA.
5. העלאת מסמכים דרך WhatsApp
מערכת DOKKA מאפשרת גם העלאת מסמכים דרך וואטסאפ – אך האפשרות אינה פתוחה כברירת מחדל, ויש לפנות לצוות התמיכה כדי שיפתח אותה עבור הארגון.
איך זה עובד:
בשונה מכתובת הדוא"ל, מספר הטלפון שאליו נשלחים המסמכים זהה לכל החברות ב-DOKKA.
DOKKA יודעת לנתב את המסמך לחברה הנכונה על סמך מספר הטלפון של השולח.
המערכת מזהה לאיזה משתמש שייך המספר, ולאיזו חברה המשתמש מחובר – וכך מנתבת את המסמך בהתאם.
⚠ חשוב לדעת: אפשרות זו נתמכת רק עבור משתמשים שמחוברים לחברה אחת בלבד.
תנאים לשימוש בשליחת מסמכים בוואטסאפ:
- השולח חייב להיות משתמש קיים ב-DOKKA
- המשתמש חייב להיות מוגדר עם מספר טלפון תקין – זהה למספר שממנו יישלחו המסמכים
- המשתמש חייב להיות מחובר לחברה אחת בלבד
- המשתמש צריך להפעיל את החשבון ולבחור לעצמו סיסמה דרך גרסת הדסקטופ של DOKKA
לאחר שצוות התמיכה יפתח את האפשרות עבור הארגון, מספר הטלפון לוואטסאפ יופיע לצד כתובת הדוא"ל מתחת לשם החברה במערכת DOKKA.
