יצירת סבב אישורים אוטומטי


אפשרות זו רלוונטית לחברות בהם הליך האישורים חוזר על עצמו בכל חשבונית ונקבע פר ספק כאשר אין צורך לבצע שינויים בסדר המאשרים בכל מסמך שעולה למערכת.  


הגדרת מאשרים מראש



בכל חברה במערכת דוקה, יש להגדיר מראש אילו משתמשים מורשים לשמש כמאשרים.
ההגדרה מתבצעת דרך:


סמל האיש האפור בפינה העליונה של המסך > הגדרות > סבב מאשרים > "רשימת מאשרים"


⚠ שים לב: ניתן להוסיף לרשימת המאשרים רק משתמשים קיימים במערכת. אם המשתמש טרם נוצר – יש להקים אותו תחילה, כפי שמוסבר במדריך זה







הגדרת סבב אישורים אוטומטי 



 יצירת אפשרות זו תיעשה מהגדרות החברה באמצעות כניסה ללשונית ״סבב אישורים״ > ״סבב אישורים לספק״





במסך זה תוצג רשימת הספקים כפי שנמשכת ממערכת הנהלת החשבונות של החברה, ותוכלו להגדיר לכל ספק סבב אישורים בהתאם לאחת מהאפשרויות הבאות:


1. בחירה פרטנית של כל מאשר בנפרד

2. בחירה של קבוצת מאשרים בסיסית – להסבר לחץ כאן

3. בחירה של קבוצת מאשרים מורחבת – להסבר לחץ כאן








פעולות נוספות שניתן לבצע במסך זה




- הפעלת סבב מאשרים אוטומטית

לחיצה על תיבת הסימון תפעיל את הסבב אוטומטית עבור הספק, מיד עם העלאת המסמך – ללא צורך בהתערבות נוספת.





- אפשר עריכת סבב ליוצר המסמך


מאפשר ליוצר המסמך (המשתמש שהעלה את המסמך) לבצע שינויים בהליך האישורים לאחר ההפעלה.






- שליחת התראה על דחייה ליוצר המסמך


יוצר המסמך יקבל מייל כאשר המסמך נדחה.





- הוספת משתמשים עם הרשאות עריכה


ניתן להוסיף משתמשים נוספים שיקבלו הרשאה לערוך את סבב האישורים – בנוסף למשתמש שהעלה את המסמך.




להעתקת הגדרה למספר שורות – ניתן לסמן את הספקים הרצויים, וכל פעולה שתבוצע לאחר מכן תוחל אוטומטית על כל השורות שסומנו.



 


 שים לב: כל שינוי בהגדרות יחול רק על מסמכים שיועלו למערכת לאחר ביצוע השינוי ⚠  



הגדרת סבב אישורים ברירת מחדל


במידה וברצונכם להגדיר סבב אישורים זהה לכל הספקים או לרובם, ניתן לעשות זאת באמצעות האפשרות "סבב אישורים ברירת מחדל", המופיעה במסך "סבב אישורים לספק".




מנגנון זה מופעל אוטומטית עבור כל ספק אשר לא הוגדר לו סבב אישורים ייעודי.

בלחיצה על האפשרות ייפתח חלון בו תוכלו לבחור את סוג הסבב הרצוי:

  • בחירה פרטנית של מאשרים

  • קבוצת מאשרים בסיסית

  • קבוצת מאשרים מורחבת




בנוסף, ניתן להגדיר:

  • האם סבב ברירת המחדל יופעל אוטומטית


  • האם ניתן יהיה לערוך אותו ע"י מי שהעלה את המסמך


  • האם ישלח מייל למגדיר הסבב כאשר המסמך נדחה

תחת "ערכים נוספים" ניתן גם להעניק הרשאות עריכה למשתמשים נוספים, שאינם מנהלי מערכת.

⚠ שימו לב: גם לאחר הגדרת סבב אישורים ברירת מחדל, ניתן להגדיר סבב שונה עבור ספקים מסוימים, כפי שמתואר למעלה במסך "סבב אישורים לספק".