התראת אימות
כאשר מסמך מועלה ומעובד ב־DOKKA, המערכת מבצעת השוואה בין המידע שבמסמך לבין התנועות הקיימות במערכת הנהלת החשבונות שלכם.
אם נמצאה התאמה אפשרית, DOKKA מציגה אזהרה ומבקשת מכם לבדוק האם מדובר בכפילות. בנוסף, יוצג מספר התנועה הקיים במערכת הנהלת החשבונות שבו זוהתה ההתאמה.
מדוע זה קורה?
המטרה של דוקה היא לייעל את העבודה שלכם ולמנוע טעויות.
לשם כך, המערכת עושה שימוש באלגוריתמים של אינטיליגנציה מלאכותית שמחפשים דמיון בשדות שונים כדי לאתר כפילויות אפשריות.
חשוב לדעת:
- דוקה נוקטת זהירות יתר. לעיתים תוצג אזהרה גם אם בפועל אין כפילות.
- אנחנו מעדיפים להתריע במקרה של ספק, כדי למנוע מצב שבו שתי תנועות זהות ייכנסו לספרים שלכם.
מה לעשות אם אין מדובר בכפילות?
1. ראשית, לחצו על מספר התנועה שמופיע בהתראה כדי לבדוק אותה במערכת הנהלת החשבונות, ולוודא שאכן אין כפילות.
2. אם בדקתם ואינכם מזהים כפילות, תוכלו להמשיך בתהליך הקליטה:
- לחצו על החץ ליד כפתור הקליטה
- בחרו באפשרות ״התעלם מאזהרות וקלוט”
כך תוכלו לקלוט את המסמך להנהלת החשבונות גם אם הוצגה אזהרה.
חשוב לדעת
ברוב מערכות הנהלת החשבונות, האפשרות ״התעלם מהאזהרות וקלוט״ תפעל רק אם התנועה אינה כפולה באמת.
במקרה שהתנועה כבר קיימת, מערכת הנהלת החשבונות תחסום את הקליטה – משום שכמעט כל מערכות הנהלת החשבונות מונעות הזנה כפולה כברירת מחדל.