העברת מיילים אוטומטית מ-Gmail לדוקה
ניתן להגדיר ב-Gmail שהודעות דוא״ל מסוימות יועברו אוטומטית לכתובת בדוקה הייחודית של החברה שלכם.
כך, מסמכים שמתקבלים במייל ייכנסו ישירות למערכת דוקה, בלי צורך בהעלאה ידנית.
שלב 1 – הוספת כתובת ה-DOKKA כיעד להעברה
כדי להפעיל העברה אוטומטית, יש תחילה להוסיף את הכתובת של החברה בדוקה ככתובת Forwarding ב-Gmail.
1. היכנסו ל-Gmail.
2. לחצו על סמל ההגדרות -> See all settings.
3. עברו ללשונית Forwarding and POP/IMAP.
4. תחת Forwarding לחצו על Add a forwarding address.
5. הזינו את כתובת ה-DOKKA שלכם (לדוגמה: company@dokka.me).
6. ישלח כעת מייל אימות לכתובת זו.
7. מכיוון שכתובת דוקה אינה תיבת דואר רגילה, הודעת האימות תופיע בתוך סביבת העבודה שלכם בדוקה כמסמך חדש.
המשיכו לשלב הבא כדי לאמת את ההגדרה.
שלב 2 – אימות ההעברה בתוך DOKKA
הודעת האימות מגוגל תופיע בדוקה כמו כל מסמך רגיל.
כדי לאשר את החיבור:
1. היכנסו לחברה בדוקה ועברו לתיקיית ״חדש״.
2. מצאו את המסמך שמייצג את הודעת האימות.
3. פתחו את המסמך.
4. בצד ימין לחצו על התגית הכחולה ״דואר אלקטרוני״ כדי לצפות בתוכן המייל המקורי.
בתוך התגית תוכלו:
- ללחוץ ישירות על קישור האימות, או
- להעתיק את כתובת ה-URL המלאה ולהדביק אותה בשורת הכתובת בדפדפן.
לאחר ביצוע הפעולה, Gmail יאשר את כתובת ההעברה ותוכלו להמשיך לשלב הבא.
שלב 3 – יצירת כלל להעברה אוטומטית
לאחר שהכתובת אושרה, תוכלו להגדיר אילו מיילים יועברו אוטומטית לדוקה.
1. ב-Gmail לחצו על סמל החיפוש שבשורת החיפוש -> Show search options.
הגדירו את תנאי הסינון הרצויים:
לדוגמה: בשדה From, הזינו את כתובת הספק שחשבוניותיו תרצו להעביר.
ניתן גם לסנן לפי נושא, מילים מסוימות או קיום קובץ מצורף.
2ץלחצו על Create filter בתחתית החלון.
סמנו את האפשרות Forward it to
והזינו את הכתובת שלכם בדוקה.
3. במידת הצורך, סמנו גם פעולות נוספות (כמו “Mark as read” או “Skip the inbox”).
4. לסיום, לחצו על Create filter.
מעתה, כל מייל חדש העומד בתנאי הסינון יועבר אוטומטית ל-DOKKA.
טיפ
אם ברצונכם שכל המיילים הנכנסים (ולא רק לפי סינון) יועברו לדוקה,
היכנסו ל:
Settings
Forwarding and POP/IMA
Forward a copy of incoming mail to
הזינו את הכתובת שלכם בדוקה
-
כך תוכלו להבטיח שכל הודעה שתגיע ל-Gmail תישלח אוטומטית לדוקה לצורך עיבוד ושמירה.