מסמך כללי - מה זה?
מסמך כללי הוא מסמך שאינו דורש קליטה חשבונאית ואינו מועבר למערכת ה-ERP
למשל: פירוט של חשבונית, מסמך נלווה או חשבונית עסקה.
כאשר מסמך מוגדר ככללי לא יוצגו שדות קליטה בצידו. במקום, הוא יוצג רק כקובץ.
בנוסף, הוא יעבור אוטומטית לתיקיית הארכיון.
⚠ שימו לב: מכיוון שלא יופעל על המסמך זיהוי זפק, סבב אישורים אוטומטי לא יופעל על המסמך.
איך נראה מסמך כללי?
כאשר מסמך מוגדר ככללי, הוא יוצג בצורה שונה ממסמך פיננסי:
-לא יוצגו שדות קליטה בצידו של המסך
-לא יתבצע זיהוי ספק או הצעות קליטה אוטומטיות
-המסך יציג רק את הקובץ עצמו – ללא חלוקה לשדות
-המסמך יסומן כ"מסמך כללי" ויעבור אוטומטית לתיקיית הארכיון
השוני הזה עוזר להבחין בקלות בין מסמכים שדורשים טיפול חשבונאי לבין מסמכים שמיועדים לתיעוד בלבד.
איך מגדירים מסמך ככללי?
ניתן להגדיר מסמכים כלליים באופן אוטומטי או באופן ידני:
הגדרה אוטומטית
נכנסים להגדרות החברה דרך סמל האיש האפור -> עוברים ללשונית כללי -> למודולים -> הגדרות מורחבות -> ומכבים את האפשרויות הבאות בהתאם לצורך:
-הגדר חשבונית עסקה כמסמך פיננסי כברירת מחדל
-הגדר תעודת משלוח ספק כמסמך פיננסי כברירת מחדל
-הגדר מסמכים לא מזוהים כמסמך פיננסי כברירת מחדל
⚠ שימו לב: שינוי ההגדרות משפיע רק על מסמכים חדשים שיועלו למערכת ולא ישנה מסמכים שכבר נמצאים ב-DOKKA.
הגדרה ידנית
אפשר גם להגדיר מסמך ככללי באופן ידני מתוך מסך הבית על ידי לחיצה על שלושת הנקודות שמופיעות על המסמך -> "שמור כמסמך כללי"
⚠ שימו לב: כאשר מסמנים מסמך מסוים ככללי באופן ידני, DOKKA לומדת את הבחירה הזו ובפעמים הבאות שמסמך דומה יועלה – הוא יסווג אוטומטית כ"מסמך כללי".
החזרת מסמך כללי למסמך פיננסי
אם תרצו להפוך מסמך כללי חזרה למסמך חשבונאי, ניתן ללחוץ על שלושת הנקודות של המסמך במסך הבית או על פעולות נוספות בתוך המסמך -> ולבחור באפשרות "העבר להנה"ח"
העברה לארכיון
כאשר מסמך מוגדר ככללי הוא מועבר באופן אוטומטי לתיקיית הארכיון, כך הוא נשמר לתיעוד מבלי להופיע בתיקיות הפעילות.
קישור למסמך אחר באמצעות חבילה
אם המסמך הכללי משמש כתוספת למסמך אחר, למשל פירוט לחשבונית, ניתן לקשר בין המסמכים באמצעות חבילה.
למידע נוסף על חבילות לחצו כאן.