מסמכים כפולים
במערכת DOKKA קיים מנגנון חכם למניעת טעינה כפולה של מסמכים.
כאשר מנסים להעלות את אותו קובץ פעמיים, המערכת מזהה שמדובר באותו הקובץ בדיוק, וחוסמת את ההעלאה החוזרת.
לעומת זאת, אם הקבצים שונים מבחינה טכנית — למשל סריקה מול קובץ דיגיטלי — DOKKA תאפשר להעלות את שניהם, אך תציג אזהרה על כך שמסמך דומה כבר קיים.
בנוסף, ניתן לשכפל מסמכים ידנית לפי צורך, ולבדוק דרך ההיסטוריה אם מסמך לא הועלה ומה הסיבה לכך.
איך DOKKA מזהה מסמכים כפולים?
DOKKA מזהה כפילויות על סמך נתוני הקובץ עצמו, ולא רק לפי התוכן שמופיע בחשבונית.
אם מנסים להעלות את אותו קובץ בדיוק (מבחינת גודל, שם, תאריך יצירה וכו'):
- המערכת תחסום את ההעלאה השנייה
- המסמך יופיע רק פעם אחת ברשימת המסמכים
מה קורה כשמדובר בקבצים שונים אך בתוכן דומה?
במקרים שבהם החשבונית זהה אבל הקבצים אינם זהים — למשל:
- עותק סרוק מול קובץ מקורי
- גרסאות שנוצרו בזמנים שונים
- קבצים שנשמרו בפורמטים או הגדרות אחרות
DOKKA תאפשר להעלות את שני הקבצים.
בעת פתיחת אחד מהם, תופיע הודעת אזהרה שמסמנת כי קיים מסמך דומה במערכת.
בלחיצה על הקישור בהודעה, ניתן לפתוח את המסמך הנוסף ולהשוות ביניהם לפני שממשיכים בתהליך העבודה.
מה עושים כשמסמך לא עלה?
אם ניסיתם להעלות קובץ ודבר לא קרה – ייתכן שהוא זוהה כבר כמסמך קיים.
כדי לבדוק את הסיבה:
1. לחצו על כפתור "מעקב פעילות" (בפינה העליונה של המסך)
2. חפשו את הפעולה הרלוונטית – תופיע הודעה בה יהיה רשום ״X ניסת/ה לעלות מסמך הקיים בדוקה״
3. לחיצה על ההודעה תפתח את המסמך המקורי שכבר במערכת
4. ניתן ללחוץ על "פתח" כדי לצפות במסמך, לפרסם אותו או להמשיך לעבוד עליו
ומה אם המסמך כבר נקלט במערכת ה-ERP?
DOKKA יודעת לזהות גם מקרים שבהם חשבונית כבר נקלטה במערכת ה-ERP – גם אם היא לא נקלטה דרך DOKKA. במקרה כזה תופיע הודעת אזהרה.
ֿ
- מיד עם פתיחת המסמך, או
- בזמן שמנסים לקלוט אותו
כך ניתן להימנע מהזנת כפולה של אותה חשבונית.
איך משכפלים מסמך ידנית?
אם יש צורך לשמור עותק נוסף של אותו מסמך במערכת (למשל למעקב, לבדיקות או לצרכים פנימיים), ניתן לעשות זאת בקלות:
מתצוגת הגלריה:
- לחצו על שלוש הנקודות שליד המסמך
- בחרו באפשרות "שכפל מסמך"
מתוך המסמך עצמו:
- לחצו על "עוד"
- בחרו "שכפל מסמך"
העותק החדש יופיע ברשימת המסמכים, וניתן לטפל בו בנפרד מהמקור.