DOKKA

משתמשים והרשאות ב-DOKKA

במערכת DOKKA קיימים שלושה סוגים מרכזיים של משתמשים: מנהל מערכת, מנהל חשבונות, ו־משתמש רגיל.
לכל תפקיד יש הרשאות ייחודיות, ואפשר גם להחיל עליו הגבלות לפי הצורך.

במדריך הזה נסקור:

- מה ההבדל בין התפקידים

- אילו הגבלות אפשר להחיל על כל תפקיד

- ואיך לשייך משתמשים רק לחברות שרלוונטיות אליהם

יצירה וניהול של משתמשים

רק מנהל מערכת (Admin) יכול להוסיף או לערוך משתמשים.

כדי לעשות זאת:

1. עברו לעמוד הראשי של הארגון (העמוד שבו מוצגות כל החברות)

2. לחצו על סמל האיש האפור בפינה העליונה

3. עברו ל־הגדרות -> משתמשים

4. ליצירת משתמש חדש, לחצו על "הוסף משתמש"

5. לעריכת משתמש קיים, לחצו על שמו ובחרו "ערוך"

⚠חשוב: ודאו שאתם נמצאים בעמוד הראשי של הארגון — ולא בתוך חברה מסוימת — אחרת לא תוכלו לערוך משתמשים או לחבר את המשתמש לחברות נוספות.


להסבר מפורט על איך ליצור, לערוך או למחוק משתמשים — לחצו כאן.

תפקידי המשתמשים במערכת

מנהל חשבונות (Accountant)

משתמש בתפקיד מנהל חשבונות אחראי על קליטה ופרסום של חשבוניות למערכת הכספית.
כשהוא נכנס למערכת, הוא רואה את קובץ החשבונית וגם את השדות הפיננסיים שמוזנים למערכת הכספית.

הגישה שלו כוללת את כל התיקיות: חדש, בטיפול, טופל, ארכיון ו־הכול — ומאפשרת לו לעקוב אחר כל שלב בטיפול במסמכים.

ניתן להוסיף הגבלות נוספות:

- גישה מוגבלת – יראה רק מסמכים שהוא העלה, תויג בהם או מיועדים לאישורו

- ללא אפשרות לפרסם – יוכל למלא שדות אך לא לפרסם את המסמך

- גישה לצפייה בלבד – יוכל לראות שדות פיננסיים אך לא לערוך אותם

משתמש רגיל (Regular User)

משתמש רגיל מתאים לעובדים בארגון או ללקוחות של משרד הנהלת חשבונות, שאין להם צורך בגישה לשדות פיננסיים.

המשתמש רואה רק את קובץ החשבונית — ללא השדות החשבונאיים — ויש לו גישה רק לתיקיות פורסם ו־הכול.

הוא עדיין יכול לבצע פעולות כמו אישור מסמך, שימוש בפתקיות, תגיות, ו־צ'אט, במידה והוקצה לו.

ניתן להוסיף הגבלה:

- גישה מוגבלת – יוכל לראות רק מסמכים שהוא קשור אליהם (העלה, תויג, או נדרש לאשר)

מנהל מערכת (Administrator)

מנהל מערכת הוא בעל ההרשאות הגבוהות ביותר במערכת.
בנוסף לכל מה שמנהל חשבונות יכול לבצע, הוא גם יכול:

- להוסיף, לערוך ולמחוק משתמשים

- להקים ולמחוק חברות

- לעדכן הגדרות ברמת הארגון והחברות

- למחוק חשבוניות שפורסמו

- לנהל סבבי אישורים

- לאשר מול התמיכה שינויים בפיצ'רים, חיובים ובקשות מיוחדות

⚠ שים לב: כדי להפוך משתמש למנהל מערכת יש ליצור אותו קודם כ־מנהל חשבונות ללא הגבלות, ואז לפנות לצוות התמיכה של DOKKA בבקשה להעניק לו הרשאות Admin (הבקשה צריכה להתבצע על ידי משתמש שכבר מוגדר כאדמין).

שיוך משתמשים לחברות

כל משתמש במערכת צריך להיות משויך לחברות הרלוונטיות לו.

אם המשתמש לא משויך – הוא לא יראה את החברה ולא יוכל לעבוד בה.

 ⚠ מנהל מערכת רואה תמיד את כל החברות — ללא צורך בשיוך ידני.

כך משייכים משתמש לחברות:

1. עברו ל־הגדרות הארגון (שימו לב לא להיכנס להגדרות מתוך חברה ספציפית)

2. לחצו על "משתמשים" ובחרו את המשתמש

3. סמנו את החברות הרצויות

4. לחצו על "חבר"

סקירת הרשאות