סוגי המשתמשים השונים בדוקה - מנה״ח ומשתמש

השתנה ב ג', 14 אפר ב- 5:45 אחר הצהריים

משתמשים והרשאות ב-DOKKA

במערכת DOKKA קיימים שלושה סוגים מרכזיים של משתמשים: מנהל מערכת, מנהל חשבונות, ו־משתמש רגיל.
לכל תפקיד יש הרשאות ייחודיות, ואפשר גם להחיל עליו הגבלות לפי הצורך.

להלן טבלה המסכמת את הפעולות וההרשאות שניתן לבצע מכל משתמש- פירוט על כל הרשאה ניתן לראות בהמשך המדריך:

פעולה / הרשאה	מנהל מערכת	מנהל חשבונות	משתמש רגיל
העלאת מסמכים	✅	✅	✅
צפייה בקובץ החשבונית	✅	✅	✅
צפייה בשדות פיננסיים	✅	✅	❌
קליטת חשבוניות	✅	✅	❌
עריכת שדות קליטה	✅	✅	❌
אישור חשבוניות	✅	✅	✅
הוספת פתקיות	✅	✅	✅
הוספת תגיות	✅	✅	✅
שימוש בצ'אט	✅	✅	✅
צפייה במסמכים חסויים	✅	✅	❌
קישור / פיצול / מיזוג מסמכים	✅	✅	✅
הוספה, עריכה או מחיקה של משתמשים	✅	❌	❌
הוספה או מחיקה של חברות	✅	❌	❌
שינוי הגדרות חברה או ארגון	✅	❌	❌
מחיקת חשבוניות קלוטות	✅	❌	❌

סוגי המשתמשים השונים במערכת:

מנהל מערכת (Administrator)

מנהל מערכת הוא בעל ההרשאות הגבוהות ביותר במערכת.
משתמש המוגדר כמנהל מערכת, יכול לבצע את כל הפעולות של מנהל החשבונות ובנוסף את הפעולות הבאות:

- להוסיף, לערוך ולמחוק משתמשים

- להקים ולמחוק חברות

- לעדכן הגדרות ברמת הארגון והחברות

- למחוק חשבוניות שפורסמו

- לנהל סבבי אישורים

- לאשר מול התמיכה שינויים בפיצ'רים, חיובים ובקשות מיוחדות

⚠ שים לב: כדי להפוך משתמש למנהל מערכת יש ליצור אותו קודם כ־מנהל חשבונות ללא הגבלות, ואז לפנות לצוות התמיכה של DOKKA בבקשה להעניק לו הרשאות Admin (הבקשה צריכה להתבצע על ידי משתמש שכבר מוגדר כאדמין).

מנהל חשבונות (Accountant)

משתמש בתפקיד מנהל חשבונות אחראי על קליטה ופרסום של חשבוניות למערכת הכספית.
כשהוא נכנס למערכת, הוא רואה את קובץ החשבונית וגם את השדות הפיננסיים שמוזנים למערכת הכספית.

הגישה שלו כוללת את כל התיקיות: חדש, בטיפול, טופל, ארכיון ו־הכול — ומאפשרת לו לעקוב אחר כל שלב בטיפול במסמכים.

בנוסף, ניתן להחיל על סוג המשתמשת הנ״ל הגבלות ייעודיות :

1. הפעלת הגבלת צפייה למסמכים מסויימים- הפעלת השורה תאפשר למנהל החשבונות לראות ולטפל רק במסמכים שהוא העלה, תויג בהם או מיועדים לאישורו

2. הפעלת הגבלת חסימת היכולת לקלוט מסמכים- הפעלת השורה תאפשר למשתמש למלא את השדות של תנועת היומן מבלי האפשרות לקלוט את המסמך למערכת הנה״ח

3. הפעלת הגבלת אפשרות עריכת תנועות- הפעלת השורה תאפשר למשתמש לראות את הצד של תנועת היומן ואת פרטיו, מבלי האפשרות לערוך או לשנות את הנתונים

משתמש בסיסי (Regular User)

משתמש בסיסי הינה הרשאה המתאימה לעובדים בארגון או ללקוחות הקצה של משרד הנהלת חשבונות, שאין להם צורך בגישה לשדות פיננסיים.

המשתמש רואה רק את קובץ החשבונית בלבד- ללא השדות החשבונאיים.

עם זאת, המשתמש עדיין יכול לבצע פעולות כמו אישור מסמך, שימוש בפתקיות, תגיות, ו־צ'אט

בנוסף, ניתן להוסיף הגבלה:

- הפעלת הגבלת צפייה למסמכים מסויימים- הפעלת השדה תאפשר למשתמש לראות רק מסמכים שהמשתמש העלה למערכת, מתוייג אליהם, ו/או נשלחו לאישורו.