אישור חשבוניות בדוקה
מערכת האישור של דוקה נועדה להפוך את תהליך אישור החשבוניות לפשוט, ברור ומסודר. מדריך זה מסביר כיצד תהליך האישור עובד מנקודת המבט של המאשר – אילו סטטוסים קיימים, איך לאשר או לדחות חשבונית, ואיך לעקוב אחרי החשבוניות שממתינות
לאישור.
צבעי סטטוס באישורים – מה המשמעות?
במסך האישור, כל מאשר מסומן בצבע אחר בהתאם לסטטוס שלו:
1. לבן – זרימת האישור עדיין לא הופעלה, או שהשלב עדיין לא הגיע למאשר.
2. כתום – ממתין לאישור של המשתמש.
3. ירוק – החשבונית אושרה.
4. אדום – החשבונית נדחתה.
סוגי מאשרים והרשאות
היכולות של כל מאשר משתנות בהתאם לתפקידו במערכת:
מנהל חשבונות או אדמין
יכולים לעבור בין תצוגת אישור ל־תצוגת קליטה.
בתצוגה זו ניתן לראות את שדות קליטה של המסמך.
משתמש רגיל (מאשר)
רואה את קובץ ה־PDF בלבד.
יכול לאשר או לדחות, אך לא רואה שדות קליטה.
תהליך האישור
קבלת חשבונית לאישור
כאשר יש חשבונית לאישור, המאשר יקבל:
- מייל עם קובץ PDF של החשבונית.
- קישור ישיר לצפייה ואישור במסך של דוקה.
ביצוע פעולה
- לוחצים על הקישור במייל.
- נפתחת החשבונית בדוקה.
- לוחצים על אישור או דחייה בהתאם לצורך.
דחיית חשבונית
כאשר מאשרים דוחים חשבונית, דוקה תבקש לציין את סיבת הדחייה. ניתן:
- לבחור באופציה "לא שייך אליי"
- או להזין סיבה מותאמת אישית.
השארת הערה בעת אישור
ניתן להוסיף פתק על המסמך דרך פעולות נוספות -> הוסף פתקית.
המלצה: סגלו צבע פתקית ייחודי להערות הקשורות לאישור חשבוניות, כך שמנהלי החשבונות יוכלו לזהות אותן בקלות.
איך רואים אילו חשבוניות ממתינות לאישור שלי?
אין צורך לבדוק כל מייל בנפרד!
בעת כניסה למערכת דוקה, תופיע תיקייה בשם "ממתין לאישור" בצבע כתום.
תיקייה זו מציגה את כל החשבוניות שממתינות לאישור שלכם בלבד.
למה אני לא יכול לאשר?
אם שמכם מופיע ברשימת המאשרים בצע לבן, ואתם לא יכולים לאשר או לדחות, שימו לב:
- ברירת המחדל בדוקה היא זרימה כרונולוגית – לפי סדר.
- כלומר: מאשר 2 לא יוכל לפעול לפני שמאשר 1 אישר.
- מאשר 3 ימתין לפעולה של מאשר 2.
ייתכן שבארגון שלכם הוגדר תהליך שונה, כמו אישור מקבילי. במקרים כאלו – פניי לאחראי המערכת.