חבילות ב-DOKKA
חבילות ב-DOKKA משמשות לקיבוץ מסמכים בעלי הקשר משותף, כגון מסמכים מאותו ספק, כאלה הדורשים טיפול משותף, או שילוב של חשבונית עם מסמכי עסקה נלווים.
חבילה מזוהה לפי אטב כחול בפינה הימנית העליונה, כאשר כל מסמך בתוכה נשאר עצמאי וניתן לקליטה נפרדת.
איך יוצרים חבילה?
חבילות נוצרות בשני מצבים:
1. באופן ידני על ידי:
גרירה ושחרור:
- גררו מסמך לתוך מסמך אחר – או לתוך חבילה קיימת.
חיבור מסמכים מתיקיות שונות:
- לחצו על שלוש הנקודות במסמך הראשון -> שדך מסמכים
- ייפתח חלון המכיל את המסמך.
- עכשיו ניתן לבצע חיפושים ולעבור תיקיות.
- ברגע שמוצאים את שאר המסמכים – גררו אותם לתוך החבילה.
2. באופן אוטומטי:
- כאשר מספר מסמכים נשלחים יחד באותו מייל, DOKKA תיצור מהם חבילה אוטומטית – סימון לכך שהמסמכים הגיעו יחד.
לא מעוניינים שהמסמכים יעלו כחבילה אוטומטית?
ניתן לכבות זאת בעזרת משתמש שמוגדר כמנהל מערכת ב:
הגדרות החברה -> כללי -> מודולים -> הגדרות מורחבות -> קשר מסמכים שהתקבלו במייל
ניהול חבילה
הערות
- לחיצה על האטב תפתח את החבילה.
- בחלק העליון תופיע שורת הערות
- אם החבילה נוצרה מאימייל, תופיע בה כותרת המייל.
- ניתן לערוך את השדה ולציין בו את הסיבה לקיבוץ המסמכים.
מסמך ראשי בחבילה
ניתן לבחור איזה מסמך יוצג כראשי בתצוגה הכללית של החבילה:
- לחצו על שלוש הנקודות של המסמך הרצוי -> הגדר כראשי
⚠ שימו לב: המסמך הראשי יוצג רק כאשר כל המסמכים בחבילה נמצאים באותה תיקייה.
אם מסמך אחד ב"חדש" והשני ב"טופל", במסך "טופל" יופיע המסמך ששייך לאותה תיקייה כראשי.
הגדרות מתקדמות לחבילות
העברת כל החבילה לתיקיית "טופל"
אם ברצונכם שכאשר מסמך אחד מתוך חבילה נקלט, כל החבילה תעבור לתיקיית טופל:- יש לגשת עם משתמש שהוא מנהל מערכת אל:
האיש האפור -> הגדרות החברה -> כללי -> מודולים -> הגדרות מורחבות -> העבר מסמכים מקושרים לתיקיית טופל
העלאת כל מסמכי החבילה ל-ERP
אם ברצונכם שכאשר מסמך מתוך חבילה נקלט – כל המסמכים בחבילה יעלו למערכת ה-ERP:
האיש האפור -> הגדרות החברה -> כללי -> מודולים -> הגדרות מורחבות -> הפעילו את ההגדרה: העלאת מסמכים מצורפים
